Alle værtsfamilier er naturligvis spændte i tiden op til, at de får at vide, hvilke(n) studerende, de skal have boende hos sig i det kommende semester. De studerende har mindst lige så mange sommerfugle i maven og glæder sig til at høre, hvem de skal bo hos, imens de er i Danmark.
Vi har taget en snak med Mia Priskorn, Manager for DIS’ Værtsteam, for at høre lidt om, hvordan DIS matcher værter og studerende og for få et par gode råd med på vejen til det med at tage kontakt til sin studerende.
Er det en god idé at tage kontakt til sin studerende før ankomst?
Ja, absolut. På Ankomstdagen er det dejligt for begge parter at kunne genkende hinanden og føle, at man kender hinanden lidt allerede. Langt de fleste værtsfamilier og studerende får nemt kontakt med hinanden før semesterstart. Vi opfordrer stærkt værterne til at kontakte deres studerende med det samme for at have god tid til at lære hinanden at kende. Men det er en god idé at præsentere sig selv ordenligt (også hvis man beder om at blive deres ven på Facebook, el. lign.), da den studerende endnu ikke ved, hvem han/hun skal bo ved.
Hvordan kan det være, at de studerende ikke ved det?
Jo, først skal vi jo have placeret de rigtige studerende hos de rigtige værter: Det gør vi ved, at når værter og studerende tilmelder sig Værtsprogrammet, så stiller vi dem en masse faktuelle spørgsmål og også spørgsmål om deres forventninger til hinanden. Når vi går i gang med at ”matche”, printer vi profilerne og går i gang med at læse dem alle. Processen tager over en uge, så det er et stort arbejde.
Værtsfamilierne får besked om, hvem deres studerende er per mail senest 15 dage før ankomst, og de studerende får besked 10 dage før. Vi gør det på den måde for at kunne ”fange” evt. fejl og misforståelser mellem os i Værtsteamet og værtsfamilierne, før de studerende får officiel besked fra os om, hvor de skal bo henne. Det kan eksempelvis dreje sig om, at en studerende med katteallergi er blevet matchet med en vært, der har kat. Og det kan vi blive nødt til at rette op på for begge parters skyld.
Har du et par tips til den første kommunikation?
Bare kom i gang. Det behøver ikke være så farligt. Skriv en mail eller tag kontakt gennem de sociale medier. Nogle af vores erfarne værtsfamilier har en præsentations-mail med billeder klar, som de kan tilpasse lidt, og det er faktisk en rigtig god idé. Andre skriver nogle linjer til at starte med og har så tid til at skrive frem og tilbage nogle gange eller Skype, før de studerende ankommer. Gør også gerne opmærksom på, at I er spændte og glæder jer til at få svar tilbage fra jeres studerende.
Hvad gør man som værtsfamilie, hvis den studerende ikke responderer? Og hvordan kan det være?
Nogle studerende er ude at rejse i tiden lige inden deres afrejse til Danmark, og så kan det med at tjekke mailen godt glippe. Andre gange er vi ude for, at en værtsfamilies mail er endt i spamfolderen, fordi e-mailen er fra en udenlandsk mailadresse. Så kan det være en god idé at ringe eller skrive over Messenger på Facebook. Man kan også skrive til den studerendes forældre.
Hvis der kun er fem dage til ankomst, og der stadig ingen lyd er fra den studerende – skal værtsfamilien være urolig?
Som udgangspunkt skal I ikke være urolige, for hvis vi på DIS ved noget om nogen uregelmæssigheder, så kontakter vi jer med det samme. Dog vil jeg sige, at hvis der kun er fem dage til ankomst, og I for længst har skrevet til den studerende, men ikke fået svar, så vil vi meget gerne høre fra jer. I så fald får vi ofte vores kollegaer på DIS’ amerikanske kontor til at ringe direkte til den studerende, eller vi kontakter deres hjemmeuniversitet, sådan at vi kan etablere kontakt og sikre os, at der ikke er noget galt.
Har du spørgsmål til vores Værtsteam, så kontakt Mia og hendes kolleger på host@dis.dk eller ring på 3376 5446 (kl 9-16).